administrasi dan ruang lingkupnya

BAB I

 PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Administrasi dalam arti sempit sering disamakan dengan tata usaha, yaitu berupa kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.Sedangkan ruang lingkup administrasi sebenarnya sangat luas, yaitu menyangkut hal-hal apa saja yang termasuk dalam bahasa atau bagian daripada administrasi tersebut. Ruang lingkup ini sangat perlu diberi kepastian sehingga memudahkan kita membahas tentang administrasi itu sendiri.Ruang lingkup ini akan menjadi batas luasnya administrasi itu sendiri. Ruang lingkup administrasi meliputi organisasi, manajemen, kepempimpinan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, tata usaha, tata hubungan dan perwakilan.

Jika berbicara masalah administrasi dan ruang lingkupnya di Indonesia ternyata masih banyak kekurangan yang perlu diperbaiki karena administrasi di Indonesia tidak dijalankan secara murni. Seharusnya administrasi  sangat menjunjung tinggi nilai-nilai efisiensi kerja,tetapi di Indonesia administrasi merupakan sistem yang paling mengesampingkan efisiensi kerja.Masalah tersebut dapat dilihat dari prosedur-prosedur yang berlaku di Indonesia. Prosedur yang terlalu memakan waktu dan biaya sangat menghambat kamajuan bangsa.

1.2 Tujuan Penulisan

1.    Mengetahui pengertian administrasi.

2.    Mengetahui ruang lingkup organisasi, manajemen, kepemimpinan, hubungan antar manusia.

3.    Mengetahui fungsi-fungsi administrasi.

1.3 Manfaat

1.    Mengetahui pengertian administrasi.

2.    Mengetahui ruang lingkup organisasi, manajemen, kepemimpinan, hubungan antar manusia.

3.    Mengetahui fungsi-fungsi administrasi.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Administrasi

Administrasi berasal dari kata administrare (latin; ad = pada, ministrare =melayani) dengan demikian jika ditinjau dari asal kata administrasi berarti memberikan pelayanan kepada masyarakat.(Azwar Azrul,1993).

Ada dua pengertian administrasi, yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas.

1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

2. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Beberapa pengertian menurut para ahli :

·      Arthur Grager 

Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

·      George Terry            

Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

·      Sondang P. Siagian 

Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

·      William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.

           Intinya, administrasi melingkupi seluruh kegiatan, dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama.

2.2  Ruang Lingkup Administrasi Oganisasi, Manajemen, Kepemimpinan, Hubungan Antar manusia

Ruang lingkup ilmu administrasi sebenarnya sangat luas sekali, yaitu menyangkut hal-hal apa saja yang termasuk dalam bahasa atau bagian daripada administrasi tersebut. Ruang lingkup ini sangat perlu diberi kepastian sehingga memudahkan kita membahas tentang administrasi itu sendiri. Ruang lingkup ini akan menjadi batas luasnya administrasi itu sendiri.

Ruang lingkup ilmu administrasi dibatasi unsur-unsur seperti dibawah ini :

1. Organisasi

Merupakan wadah dimana usaha kerja sama itu diselenggarakan. Wewenang, tugas dan tanggung jawab menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorganisir atau membentuk organisasi ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai.

2. Manajemen

Dapat dianggap sebagai suatu proses yang menggerakan kegiatan dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah dibentuk benar-benar tercapai. Kegiatan untuk mengurus, membimbing dan mengarahkan agar supaya tujuan dapat tercapai”. (Budioro, 2002 : 5). Seorang manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut. Manajemen menentukan tujuan organisasi : “Titik tolak proses manajemen adalah menentukan ‘objectives’ atau tujuan-tujuan organisasi. ‘Objectives’ direncanakan untuk memberikan kepada suatu organisasi dan anggota-anggotanya arah dan maksud ”. (Terry dan Rue, 1988 : 29).

3. Kepemimpinan

Peran kepemimpinan dalam administrasi adalah untuk memimpin suatu kegiatan administrasi, mengarahkan, mendorong dan mengatur seluruh unsur-unsur di dalam kelompok atau organisasinya untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

“Pemimpin itu menyampaikan rencana itu kepada sekutu-sekutunya, menjelaskan maksud dari kegiatan itu, mengatakan apa yang akan dibuat oleh setiap anggota, berusaha untuk membangkitkan kegembiraan, dan berusaha untuk menyelesaikan setiap perselisihan di kalangan anggota-anggotanya”. (Terry dan Rue, 1988).

4. Hubungan antar manusia

Merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang dalam usaha bersama mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing. Tanpa tata hubungan yang baik, tidak mungkin kerja sama dapat terlaksana dengan baik. Hubungan antar manusia dalam sistem administrasi di Indonesia secara umum terikat pada budaya organisasi yang feodalistik. Di mana budaya feodal ini menanamkan sikap rukun antar sesama bawahan, dan sikap hormat bawahan pada atasan meskipun atasan itu melakukan kekeliruan, tetapi sebagai bawahan harus tetap hormat kepada atasan, atasan itu dikarenakan kedudukannya tetap pada posisi benar.     

Ada lima kegiatan hubungan antar manusia dalam administrasi yaitu :

1.      Menentukan apa yang akan di jadikan sasaran oleh organisasi,  menentukan tujuan dan sasaran tiap bidang, menentukan apa yang harus dilakukan manusia dalam administrasi untuk mencapainya dan menjadikan sasaran itu efektif dengan membicarakannya bersama anggota organisasi.

2.      Mengorganisir seluruh kegiatan dalam administrasi termasuk menggolongkan, membagi pekerjaan, membentuk tugas organisasi.

3.      Memotivasi dan berkomunikasi antar manusia dalam kegiatan.

4.      Melakukan pengukuran tentang kegiatan manusia dalam organisasi, termasuk menganalisis, menilai, dan menapsirkan hasil kerja baik secara individu maupun kelompok dalam organisasi secara keseluruhan

5.      Mengembangkan kemampuan dan keterampilan orang-orang dalam organisasi itu termasuk manajernya sendiri.

2.3  Fungsi Administrasi

Pada saat ini dengan makin  berkembangnya ilmu administrasi, maka pembagian fungsi administrasi makin banyak pula. Berbagai pembagian tersebut, meskipun bervariasi, namun jika dikaji secara mendalam pada dasarnya tidak memperlihatkan perbedaan yang berarti.( Azwar Azrul,1993). Dalam praktek sehari-hari untuk memudahkan pelaksanaannya, berbagai fungsi administrasi ini sering disederhanakan menjadi 4 macam saja, yaitu :

Ø Perencanaan (planning) yang didalamnya termasuk penyusun anggaran belanja.

Ø Pengorganisasian (organizing) yang didalamnya termasuk penyusunan staf.

Ø Pelaksanaan (implementing) yang didalamnya termasuk pengarahan, pengkoordinasian,bimbingan, penggerakan dan pengawasan.

Ø Penilaian (evaluation) yang didalamnya termasuk penyusunan laporan. (Azwar Azwar,1993

            Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran.

1.  Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari – hari.

2.  Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3.  Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4.  Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhububungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

5.  Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.

BAB III

RINGKASAN

Administrasi adalah suatu proses kerjasama sekelompok orang yang memiliki diferesnisasi pekerjaan dalam mencaai suatu tujuan.

Ruang lingkup administrasi :

1.  Organisasi

     Organisasi adalah wadah dimana usaha kerja sama suatu administrasi diselenggarakan

2.  Manajemen

     Manajemen merupakan kegiatan dalam administrasi untuk mengurus, membimbing, dan mengarahkan agar suatu tujuan dapat tercapai

3.  Kepemimpinan

     Kepemimpinan dalam ruang lingkup administrasi berfungsi untuk memimpin, mengarahkan dan memotivasi seluuruh unsur dalam organiasai untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

4.  Hubungan antar manusia

     Merupakan budaya organisasi yang feodalistik.

Ada lima kegiatan hubungan antar manusia dalam administrasi yaitu :

1.  Menentukan apa yang akan di jadikan sasaran oleh organisasi

2.  Mengorganisir seluruh kegiatan dalam administrasi

3.  Memotivasi dan berkomunikasi antar manusia dalam kegiatan

4.  Melakukan pengukuran tentang kegiatan manusia dalam organisasi

5.  Mengembangkan kemampuan dan keterampilan orang-orang dalam organisasi

Fungsi Administrasi

·      Perencanaan (planning)

·      Pengorganisasian (organizing)

·      Pelaksanaan (implementing)

·      Penilaian (evaluation) yang didalamnya termasuk penyusunan laporan.

DAFTAR PUSTAKA

A.W.Widjaja. 2004. Etika Administrasi Negara. Jakarta : PT. Bumi Aksara

Alimin Maidin,.2004.Mata Kuliah Dasar-Dasar Administrasi Kebijakan Kesehatan. Makassar.

Azwar Azrul.1996.Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi ketiga Bina Rupa. Jakarta : Aksara Publisher

Departemen Kesehatan RI.2009.Sistem Kesehatan Nasional.Jakarta

Handayaningrat Soewarno. 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: CV. Haji Masagung

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf. Jakarta : Visimedia

Muninjaya Gde. 2004. Manajemen Kesehatan Edisi kedua. Jakarta: EGC

Notoatmojo Soekidjo.2007.Kesehatan Masyarakat Ilmu dan Seni.Jakarta: Rineka Cipta.

Siagian, Sondang P. 1992. Organisasi, Kepemimpinan, dan Perilaku Administrasi. Jakarta: CV Haji Masagung.

Sukoco, Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga