permasalahan dalam organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

      Kehidupan sehari-hari kita sebenarnya adalah kehidupan yang selalu bergumul dengan keputusan. Keputusan merupakan kesimpulan terbaik yang diperoleh setelah mengevaluasi berbagai alternatif. Di dalam arti tersebut, terkandung unsur situasi dasar, peluang munculnya situasi dasar, dan aktivitas pencapaian keputusan.Secara rasional kesimpulan tersirat dalam premis-premis sehingga hanya kepentingan perumusan saja. Walaupun berbagai literatur yang memandang keputusan sebagai proses menampilkan tersurat kata keputusan di dalam modelnya.

      Pengambilan keputusan (desicion making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan.Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif.Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusun alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik.

1.2  Tujuan

Tujuan umum dari makalah ini adalah untuk mengetahui Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan dalam Manajemen. Sedangkan tujuan khusus makalah ini adalah :

a.    Untuk memenuhi salah satu tugas Dasar Manajemen Kesehatan.

b.    Untuk mengerti tentang Pemecalahan Masalah dan Pengambilan Keputusan.

c.    Untuk mengetahui tentang pemecahan masalah dalam pengambilan  keputusan.

                                                                                                                                   

1.3  Manfaat

Manfaat dari makalah ini adalah:

a.    Dapat memenuhi salah satu tugas Dasar Manajemen Kesehatan.

b.     Dapat mengerti tentang Pemecalahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

c.    Dapat mengetahui tentang pemecahan masalah dalam pengambilankeputusan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Masalah

            Beberapa definisi masalah dari beberapa pendapat para ahli:

1.    Problem is a thing that is difficult to deal with or understand: a question to       beanswered or solved especially by reasoning or calculating. (Kamus            Oxford, 1995 dalam Notohadiprawiro, 2006)

2.    Masalah diartikan sebagai sesuatu yang harus diselesaikan (dipecahkan),    soal, persoalan. Permasalahan; hal yang menjadikan masalah; hal yang        dimasalahkan. Masalah adalah factor yang menyebabkan tidak    tercapainya   tujuan. (Kamus Besar Bahasa Indonesia dalam       Sugiono,1999)

3.    Masalah merupakan suatu kesulitan yang dirasakan, konkrit dan          memerlukan solusi. Suatu kesenjangan antara apa yang seharusnya        dengan apa yang ada dalam kenyataan atau antara harapan dengan        kenyataan. (Suryabrata, 2000)

4.    Masalah juga dapat diartikan sebagai tafsir sesuatu yang teramati lewat          tanggaprasa, terapan dan konsep yang ketiganya merupakan cetusan       alam   fikir dan alam rasa. (Notohadiprawiro, 2006)

5.    Hal- hal yang dapat dipermasalahkan dalam penelitian merupakan      masalah atau peluang, dimana pendefinisiannya harus jelas baik         keluasannya maupun kedalamannya, masalah diartikan sebagai situasi     dimana suatu fakta yang terjadi sudah menyimpang dari batas- batas      toleransi yang diharapkan. (Subiyanto, 1999)

2.1.1     Sumber Permasalahan

       Suatu masalah tidak harus menuntut/ menimbulkan suatu penelitian tetapi penelitian dilakukan karena adanya masalah.   

       Sumber- sumber masalah berada d lingkungan tempat pengamat beradaatan dapat berada di jasmani pengamat. Menurut Purwanto (2008) upaya untuk melakukan pencarian dan pendataan masalah- masalah yang akan dibahas dapat dilakukan dari sumber- sumber masalah sebagai berikut:

a.    Bacaan, terutama bacaan yang berisi laporan hasil penelitian

b.    Pengamatan sepintas/ fakta di lapangan

c.    Pengalaman pribadi

d.    Pertemuan ilmiah: seminar, diskusi, lokakarya, konferensi dan lain-lain

e.    Pernyataan pemegang otoritas

f.     Perasaan intuitif pribadi (Purwanto, 2008)

2.1.2     Alur Pemecahan Masalah

Herbert A.Simon, ilmuwan pemenang hadiah nobel, mendapat pengakuan karena mendefinisikan 4 tahapan dasar pemecahan masalah yang telah diakui secara universal. Menurut Simon, pemecahan masalah akan terlibat dalam:

1.    Aktivitas intelijen. Mencari kondisi-kondisi yang membutuhkan   solusi             di dalam lingkungan.

2.    Aktivitas perancangan. Menemukan mengembangkan dan          menganalisis kemungkinan-kemungkinan tindakan.

3.    Aktivitas pemilihan. Memilih satu tindakan tertentu dari berbagai             tindakan yang tersedia.

4.    Aktivitas peninjauan. Menilai pilihan-pilihan masa lalu. (Reymon,2008)

2.2     Permasalahan dalam Organisasi

1. Kurangnya Koordinasi

·         Koordinasi dalam Program kerja

Seringkali dalam sebuah organisasi yang sudah mapan sekali pun, atau dapat dikatakan ketika dalam organisasi terdapat sebuah program kerja yang sangat bagus sekali pun, jika tidak ada  koordinasi maka sering kali menyebabkan kesalahpahaman, yang tentunya dapat menyebabkan kacaunya terlaksanya sebuah program.

Kekacauan tersebut dapat terjadi ketika antar penanggung jawab tidak mengetahui batasan-batasan jobnya, yang seringkali hanya dapat diperoleh melalui koordinasi antar penanggungjawab. Hal tersebut dapat menyebabkan overlaping karena beberapa panitia mengerjaknnya, dalam beberapa tugas, sementara kekosongan dalam tugas yang lainnya.

·         Koordinasi antar Pimpinan

Parahnya lagi, koordinasi yang buruk dapat mengarah pada komunikasi yang buruk pula. Komunikasi yang buruk antar pimpinan tersebut dalam sebuah program dapat berakibat pada program program selanjutnya. Maka seringkali terjadi salah sangka dan salah paham diantaranya.

Padahal para pimpinan selain berhubungan dalam pelaksanaan program kerja seharusnya memiliki ikatan cultural, ketika terjalin komunikasi yang baik diantaranya.

2. Pengkaderan

·         Rekrutmen

Bagi sebagian periode organisasi, dan bagi berbagai macam organisasi masalah pengkaderan ini dirasakan berbeda-beda, oleh karena tingkat animo peminat organisasi yang berbeda beda misalnya.Namun pernyataan “kesuksesan suatu periode adalah buakan sekedar sukses ketika masa jabatanya namun ketika dapat menghasilkan (kader-kader) periode yang lebih sukses”. Maka dapat dikatakan dalam sebuah organisasi adalah ketika dalam suatu periode dapat dikatakan sebagai masa kejayaan, namun hal tersebut tidak ada artinya ketika setelah itu organisasi tersebut terpuruk atau bahkan bubar karena kelemahan tau bahkan tidakadanya kader penerus.

·         Mempertahankan kader

Pengkaderan ini, terkait erat pada pengembangan organisasi. Ketika suatu organisasi dapat merekrut kader dalam animo besar, memungkinkan jangkauan organisasi tersebut pada komunitas yang luas, serta hal tersebut merupakan sumber daya yang tidak bisa diremehkan. Setelah berhasil merekrut kader dalam animo yang besar, jika tidak dapat memberdayakan, dalam rangka mempertahankan kader-kadernya maka seringkali kader-kader tersebut akan maengalami seleksi alam.

Oleh karena itu usaha mempertahankan kader sering kali lebih penting daripada rekrutmenya.(Salusu, 2004)

2.3     Pengambilan Keputusan

         Pengambilan keputusan adalah pekerjaan sehari-hari dari manajemen sehingga kita perlu mengetahui apakah pengambilan keputusan itu, bagaimana kita tiba pada keputusan, apa keputusan itu, tingkat-tingkatnya, klasifikasinya, dan jenis-jenisnya. Selain itu, perlu pula diketahui teknik pengambilan keputusan, pendekatannya, metodenya, teori-teorinya, etika dalam pengambilan keputusan, peran birokrasi dalam pengambilan keputusan, dan hubungan antara pengambilan keputusan, dan penyelesaian masalah.

2.3.1     Hakikat Pengambilan Keputusan

       Kehidupan sehari-hari seorang eksekutif, manjer, kepala, ketua, direktur, rektor, bupati, gubernur, menteri, panglima, presiden, atau pejabat apapun sesungguhnya adalah kehidupan yang selalu berhubungan dengan pengambilan keputusan. Oleh sebab  itu pengambilan keputusan adalah aspek paling penting dalam kegiatan manjemen. Bahkan (Haggins, 1976) melanjutkan bahwa pengambilan keputusan adalah kegiatan yang paling penting dari semua kegiatan karena di dalamnya manajer terlibat.

2.3.2     Pentingnya Pengambilan Keputusan dalam Organisasi

Pengambilan keputusan mempunyai arti penting bagi maju mundurnya suatu organisasi,terutama karena masa depan suatu organisasi banyak ditentukan oleh pengambilan keputusan.

Ada 2 pandangan dalam proses mencapai suatu keputusan organisasi (Brinckloe,et al.,1977) yaitu:

a.    Optimasi

              Disini seorang yang penuh keyakinan berusah menyusun alternatif-alternatif, memperhitungkan untung dan rugi dari setiap alternative itu terhadap tujuan organisasi.Sesudah itu imemperkirakan kemungkinan timbulnya bermacam-macam kejadian dikemudian hari, mempertimbangkan dampak dari kejadian itu terhadap alternatif-alternatif yang telah dirumuskan, dan kemudian menyusun urutan-urutannya secara sistematis sesuai prioritas dan kadang-kadang juga selera. Barulah ia membuat keputusan. Keputusan yang dibuatnya itu dianggap optimal karena setidaknya ia telah memperhitungkan semua factor yang berkaitan dengan keputusan itu.

b.    Satisficing

              Seseorang yang cukup menempuh suatu penyelesaian yang asal memuaskan ketimbang mengejar penyelesaian yang terbaik.Ia tidak akan dapat mengidentifikasi semua alternative sebagai akibat dari kelalaian atau kurangnya sumber informasi dari hasi penelitian. Ia hanya mengetahui sedikit mengenai kerugian atau kekurangan yang melekat pada alternative apa pun yang dipilihnya. Ia juga memiliki kekurangan pemahaman mengenai peristiwa-peristiwa yang memungkinkan timbul dan kaitannya dengan pilihan yang ia lakukan. Oleh karena ia tidak memiliki dasar yang akurat untuk memilih alternative-alternatif itu, maka ia akan memilih alternative yang paling memuaskan.  Model satisficing ini dikembangkan oleh Simon (1982) karena adanya pengakuan terhadap rasionalitas terbatas. Rasionalitas terbatas adalah batas-batas pemikiran yang memaksa orang  membatasi pandangan mereka atas masalah dan situasi.

2.3.3   Teori-Teori Pengambil Keputusan

Menurut Brinckloe (1977), ada beberapa teori pengambilan keputusan yang didasari atas pendekatan-pendekatan diantaranya :

1.    Aliran Birokratik

      Teori ini memberikan tekanan yang cukup besar pada arus dan jalannya pekerjaan dalam struktur organisasi. Tugas dari eselon bawah adalah melaporkan masalah, memberi informasi, menyiapkan fakta dan keterangan-keterangan lain kepada atasannya. Dengan menggunakan segala pengetahuan, ketrampilan dan kemampuannya, atasan tadi membuat keputusan setelah mempelajari semua informasi yang ada. Keputusan atasan tadi akan banyak bergantung pada kemampuannya sendiri dan pada lengkap tidaknya informasi, apakah informasi itu dapat dipercaya. Keputusan itu selalu dianggap benar, tetapi memiliki kelemahan-kelemahan.

2.    Aliran manajemen Saintifik

      Teori ini menekankan pada pandangan bahwa tugas-tugas itu dapat dijabarkan dalam elemen-elemen logis, yang dapat digambarkan secara saintifik. Sementara manajemen itu sendiri memiliki kemampuan untuk menganalisis dan menyelesaikan suatu masalah.

3.    Aliran hubungan kemanusiaan

      Teori ini menganggap bahwa organisasi dapat berbuat lebih baik apabila lebih banyak perhatian diberikan kepada manusia dalam organisasi itu, seperti yang menimbulkan kepuasan kerja, peran serta dalam pengambilan keputusan, memberlakukan organisasi sebagai kelompok sosial yang mempunyai tujuan. Selain itu, kebutuhan dan keinginan anggota selalu dipertimbangkan dalam membuat keputusan.

4.    Aliran raionalitas ekonomi

      Teori ini mengakui bahwa organisasi adalah unit ekonomi yang mengkonversi (input) menjadi luaran (output), dan yang harus dilakukan dengan cara yang paling efisien. Menurut aliran ini, sutu langkah kebijaksanaan akan terus berlangsung sepanjang itu mempunyai nilai yang lebih tinggi daripada biayanya.

5.    Aliran satisficing

            Aliran ini tidak mengharapkan suatu keputusan yang sempurna.    Aliran ini yakin bahwa para menejer yang selalu dipenuhi berbagai   masalah mampu membuat keputusan yang cukup rasional. Para     menejer sesungguhnya bermaksud membuat keputusan yang rasional, tetapi karena keterbatasan kognitif, ketidakpastian,  dan waktu,       memaksa mereka mengambil keputusan dalam kondisi rasionalitas      terbatas.

6.    Aliran analisis sitem

            Aliran ini percaya bahwa tiap masalah berada dalam suatu sistem yang terdiri atas berbagai sub sistem yang keseluruhannya merupakan          suatu kesatuan seperti terlihat pada kata-kata dalam kotak teka-teki,      dimana setiap kata mempunyai kaitan dan dampak satu terhadap yang          lain.

2.4 Proses Pembuatan Keputusan

 

2.4.1 Tingkat – tingkat Keputusan

Setiap keputusan mempunyai kadar kehebatan yang berbeda-beda. Ada keputusan yang tidak mempunyai makna berarti, sebaliknya ada yang mempunyai makna global yang luar biasa.Ada keputusan yang sangat sederhana, ada yang sangat kompleks. Brinckloe (1977) menyebutkan bahwa ada 4 tingkat keputusan, yaitu :

1.    Keputusan otomatis

        Keputusan ini dibuat dengan sangat sederhana. Meski ia sederhana, informasi tetep diperlukan. Hanya, informasi yang ada itu sekaligus melahirkan satu keputusan. Contohnya, Seorang pengemudi mobil yang memperoleh informasi di perempatan jalan berupa lampu merah, akan membuat keputusan otomatis untuk berhenti.  Informasi ini identik dengan keputusan. Setiap pengemudi lain akan membuat keputusan yang sama apabila dihadapkan dengan informasi serupa.

2.    Keputusan berdasarkan informasi yang diharapkan (expected informasi decision).

        Tingkat informasi di sini mulai sedikit kompleks, artinya informasi yang ada sudah memberikan aba-aba untuk mengambil keputusan.Akan tetapi, keputusan belum segera dibuat, karena informasi itu masih perlu dipelajari. Setelah hasil studi diketahui, keputusan langsung dibuat, sama seperti keputusan otomatis.

3.    Keputusan berdasarkan berbagai pertimbangan (factor weighting decision).

        Keputusan jenis ini lebih kompleks dari sebelumnya.Lebih banyak informasi yang diperlukan.Informasi-informasi itu harus dikumpulkan dan dianalisis.Factor-factor yang berperan dalam informasi itu dipertimbangkan dan diperhitungkan.Antara informasi yang satu dan yang lainnya di bandingkan, kemudian dicari yang paling banyak member keuntungan dan kerugian. Misalnya seseorang yang hendak membeli arloji, akan membandingkan diantara beberapa merk. Ia membandingkan harganya, kualitasnya, penampilannya atau modelnya, nilai arlojinya, dll.

4.    Keputusan berdasarkan ketidakpastian ganda (dual-uncertainty decision)

        Keputusan ke empat ini adalah keputusan yang paling kompleks.Jumlah informasi yang diperlukan semakin bertambah banyak.Selain itu, dalam setiap informasi yang sudah ada atau informasi yang masih diharapkan, terdapat ketidakpastian.Itulah sebabnya dikatakan “dual-uncertainty”, ketidak pastian ganda.Semakin luas ruang lingkup dan semakin jauh dampak dari suatu keputusan semakin banyak informasi yang dibutuhkan dan semakin tinggi ketidakpastian itu.Oleh karena itu keputusan semacam ini sering mengandung resiko lebih besar dibandingkan keputusan-keputusan yang ada di bawahnya.

Ketidak pastian itu merupakan satu karakteristik utama dari tough decision (nutt,1989). Dalam situasi seperti itu terdapat keraguan dan kekurang tepatan membuat prediksi mengenai informasi yang kritis.Selain itu, pembuat keputusan kurang dapat memisahkan informasi-informasi itu ke dalam kategori yang relevan dan tidak relevan.

2.4.2     Kategori Keputusan

Ditinjau dari sudut perolehan informasi dan cara memproses informasi, keputusan dapat pula dibagi dalam 4 katagori.

1. Keputusan Representasi

Suatu keputusan dapat disebut keputusan representasi apabila pengambilan keputusan menhadapi informasi yang cukup banyak, dan mengetahui dengan tepat bagaimana memanipulasikan informasi tersebut. Dengan begitu, akan lebih mudah dibuatkan model sehingga model itu menyediakan informasi yang tersedia. Keputusan ini banyak menggunakan model matematika seperti operations reserch, cost-benefit analysis dan simulasi. Didalam keputusan ini ambiguitas dapat diketahui dan dikendalikan, konflik dapat diatasi, dan ketidakpastian dapat diselseaikan dengan metode matematika

2. Keputusan Empiris

Suatu keputusan yang miskin informasi tetapi memiliki cara yang jelas untuk memproses informasi pada saat informasi itu diperoleh. Pada keputusan ini terdapat ambiguitas serta konflik yang potensial mengenai informasi mana yang harus dicari dan bagaimana menduga serta memprakirakan peristiwa-peristiwa yang tidak pasti. Tugas utama dari pengambil keputusan disini ialah mencari informasi lagi.

3. Keputusan Informasi

Suatu situasi yang kaya informasi, tetapi diliputi kontroversi tentang bagaimana memproses informasi itu. Konflik muncul ketika lahir perbedaan tentang informasi mana yang akan dirproses dan yang akan digunakan untuk membuat prediksi-prediksi. Integrasi pemikiran diantara pengambil keputusan terutama  cara menangani informasi diperlukan untuk meluruskan jalan kepada pembuat keputusan yang baik.

4. Keputusan Eksplorasi

Istilah ini muncul karena situasi itu miskin dengan informasi dan tidak ada kata sepakat tentang cara yang hendak dianut untuk memulai mencari informasi. Ambiguitas muncul terutama tentang dari mana usaha pembuatan keputusan hendak dimulai dan ada perasaan khawatir akan terjadi konflik karena tidak tersedia cara untuk mengantisipasi sasaran-sasaran potensial. Dalam hal ini harus ada eksplorasi yang dilakukan untuk menemukan informasi yang tepat.(Salusu, 2004)

2.4.3     Jenis – jenis Keputusan

1.    Keputusan Terprogram

        Mempunyai aturan yang jelas, dan teliti dan dipakai berulang – ulang, dapat diprogramkan sehingga mungkin didelegasikan kepada orang lain dan dapat pula dikomputerisasi. Dibuat sebagai respon terhadap masalah-masalah organisasi yang repititif atau yang sudah baku. Banyak masalah dalam organisasi yang terjadi berulang-ulang, yang sudah biasa, tempat para manajer bisa membuat kriteria penampilan, informasi yang jelas, serta alternatif keputusan yang lebih baik.

        Keputusan jenis ini lebih sering disebut keputusan rutin. yang mencangkup keputusan ini adalah keputusan operasional dan keputusan pada tingkat menengah dari Morgan dan Cerullo, keputusan operasional dan keputusan taktis dari Sutherland serta dari Mangkusubroto dan Trisnadi, dan keputusan terstruktur dari Mintzberg dan Brinckloe. (ex : penetapan gaji karyawan, jelas kapan waktu pembuatan laporannya, bagaimana perhitungan besar gajinya dan kepada siapa gaji tersebut dibayarkan)

2.    Keputusan Tidak Terprogram

        Keputusan ini hanya muncul kadang – kadang dibuat sebagai respon terhadap masalah-masalah unik, yang jarang dijumpai, dan yang tidak dapat didefinisikan secara tepat, dan bahkan keputusan ini lebih didominasi instuisi. Keputusan ini biasanya dikenal dengan nama keputusan stratejik. Keputusan ini  meliputi keputusan stratejik dari Morgan dan Cerullo, Mangkusubroto dan Trisnadi, keputusan stratejik dan tujuan (Goal) dari Sutherland, serta keputusan tidak terstruktur dari Mintzberg dan Brinckloe(ex : keputusan untuk memperluas usaha baru)Dari segi struktur, keputusan yang tertinggi ialah berhubungan dengan cita-cita, tujuan, menyusun keputusan stratejik, lalu keputusan taktis, dan yang paling bawah adalah keputusan operasional.(Husein, 2000)

BAB III

RINGKASAN

Masalah merupakan suatu kesulitan dalam situasi dimana suatu fakta yang terjadi sudah menyimpang dari batas- batas toleransi dan harus diselesaikan untuk mencapai tujuan.Suatu masalah tidak harus menuntut/ menimbulkan suatu penelitian tetapi penelitian dilakukan karena adanya masalah.Sumber masalah dapat berasal dari pengamatan, bacaan, pengalaman pribadi, diskusi, pernyataan pemegang otoritas, bahkan perasaan intuitif pribadi.Untuk memecahkan masalah, menurut Simon terdapat empat aktivitas, yakni aktivitas intelijen, perancangan, pemilihan, dan peninjauan.

Pengambilan keputusan merupakan aspek penting dalam manajemen.Pengambilan keputusan mempunyai arti penting bagi maju mundurnya suatu organisasi,terutama karena masa depan suatu organisasi banyak ditentukan oleh pengambilan keputusan. Menurut Brinckloe (1977) dalam proses mencapai suatu keputusan organisasi, terdapat dua pandangan yakni pandangan optioptimasi dan pandangan satisfacing. Sedangkan teori pengambilan keputusannya itu sendiri terdapat enam aliran, yakni: birokratik, manajemen Saintifik, hubungan kemanusiaan, rasionalitas ekonomi, satisficing, dan analisis sistem.

Pengambilan keputusan memiliki alur atau proses. Setiap keputusan mempunyai kadar kehebatan yang berbeda-beda, baik dari pengaruh dan kerumitannya. Terdapat tingkat dan jenis keputusan.Dilihat dari jenisnya, keputusan dikelompokkan menjadi dua, yaitu keputusan terprogram dan tidak terprogram.Keputusan terprogrammempunyai aturan yang jelas, dapat terprogram, dan dipakai berulang – ulang, Sedangkan keputusan tidak terprogrammerupakan respon terhadap masalah-masalah yang jarang dijumpai dan yang tidak dapat didefinisikan secara tepat.Keputusan ini biasanya dikenal dengan nama keputusan stratejik.

DAFTAR PUSTAKA

McLeod Raymond, George P.Schell. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Salemba Empat

Notohadiprawiro, T. 2006. Metode Penelitian dan Penulisan Ilmiah. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada

Purwanto, E. 2008. Metode Penelitian Remaja. Jakarta: Gramedia

Salusu,J. 2004.Pengambilan Keputusan Stratejik. Jakarta: Grasindo

Subiyanto. 1999. Metode Penelitian Akuntansi. Yogyakarta: STIE YKPN

Sugiono. 1999. Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta

Suryabrata, I. 2000. Langkah- langkah Penelitian. Jakarta: Pustaka Jaya

Umar, Husein. 2000. Business an Introduction. Jakarta : Gramedia.